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ToDoリストじゃ不十分!やるべきことを確実に終わらす3つのポイント

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どうも、がわです。

今回は、やるべきことを確実にこなす方法についてお話しようと思います。

  

やるべきことをこなす方法といえば、

  • やるべきことを全て書き出す
  • ToDoリストをつくる
  • 優先順位をつける
  • 時間を設定する 

・・・というような感じで、具体的な方法を紹介している人はたくさんいますよね。

※私も紹介してます(笑)⇒ やること多すぎいい!パニックから脱出する5つのポイント

 

そもそもどうして、それらの方法が有効なのでしょう?

また、同じように取り組んでできる人とできない人の違いは何なのでしょうか?

そういったやるべきことをこなすのに必要な本質的な部分を解説している人は少ないと思います。

 

たくさん書き出して、優先順位もつけても、なかなか捗らない…。

時間設定を設けても終わらない…。

そういう方でも、やるべきことを確実に終わらす3つのポイントについてお話いたします。

 

やることが終わらないToDoリストの欠点

あなたは今、やるべきことをこなすためにいくつもリストを作っているかもしれません。その中に、いつも書いているのになかなか終わらないものはありませんか?

 

付箋にかき、優先順位を並び替えて一番上に持ってきたとしても、なかなか取り組む気になれない。結局こなしやすい2番目のものから手をつけてしまっているかもしれません。(それはそれでいいんですけどね)

 

実は、取り組むべきだと思っているのに取り掛かれない理由は、作ったToDoリストに欠点があるからなんです。

www.nikkei.com

この記事を要約すると、ToDoリストの欠点は、

・所要時間がわからない

・緊急と重要の区別がつかない

・ストレスの要因になる

引用元:日本経済新聞

の3つだといわれています。

リストが優先順位通りに書けてとしても、どれぐらい時間をかけるべきか明確でなかったり、『終わらないと消せない=残っている』という状態がストレスになることもあります。

 

では成功者たちはどうしているのかというと、彼らは「やるべきことを予定としてスケジュールに入れ込んでいる」のです。

具体的には、作ったToDoリストを活用し、緊急性と重要性の高いものから順にタイムスケジュールにはめ込んでいきます。すると所要時間も明白になりますよね。

 

このようにしてやるべきことに取り掛かる前に、『あとはやるだけ状態』をつくることが大切なのです。

 

ただこの方法で解決できればいいのですが、頭ではわかっていても実際、自分で決めた通りに取り組めないときもありますよね。(やらなきゃ、ってストレスにもなる)

なので今回は、やるべきことをこなすのに必要な3つのポイントを理解して確実に終わらせられるようになりましょう。

 

やるべきことをこなす3つのポイント

そもそもやるべきことをこなせる人は、共通して『あること』ができるんですね。

彼らがどうして自分が決めた通りにこなせるのか?

 

その『あること』とは、、

 

『プロセスを把握すること』です。

 

実はすでに、3つのポイントのうちの2つはお話しているんです。

ToDoリストでは、やるべきことをとにかく書き出しました。あなたはなぜ、それらをやる必要があるとわかるのでしょうか?

 

それは、『実現させる必要のある結果(ゴール)』を把握しているからですよね?(たとえば『ピザを食べる(結果)』には『注文(やるべきこと)』をしなければいけない、みたいな)

 

そしてスケジュールに落とし込み『行動するタイミング』を決めようというところまでお話しました。(お昼にピザを食べたいから『朝10時に注文する』といった具合に)

 

では、何が足りないか?というと、

『プロセスの把握』なんですね。

 

ピザの場合だと、『注文する手順』です。

たとえピザを注文したことがなくても、電話はかけたことがあるから具体的にどう行動するかは容易に想像できるし(「番号を押す」「最初になんて言うか」レベルでわかる)、どのピザを注文するかはインターネットを見れば選ぶことができるのも知っていますよね?

 

人は、

  • 『明確な結果(ゴール)』
  • プロセスの把握』
  • 行動するタイミング』

の3つがわかっていると取り組むことができます。

 

なのでToDoリストや時間設定をしてもやるべきことをこなせない・取り組めない理由は、『やるべきこと』をどうやってするのか、具体的なプロセスをイメージできていないからなんですね。

 

やり方を知っていること=やりはじめやすいことです。

 

プロセスがわからないと作業しているイメージがわかず、何から手をつけていいのかわかりません。とにかくリストを1つでも消そう、と優先順位関係なく2番目のものから取り掛かるのもこのためです。

だからいつまで経っても消えないリストが存在します。プロセスが明確でないと終わらすことができません。

 

優先順位をつけたり『予定』としてスケジュールにすると取り組めたのは、『プロセスを知っている』ことが前提だったんです。

  

たとえば、あなたがミーティングの資料を作成するとします。

あなたに資料作成経験があるとすれば、どのように手をつけていけばいいのかわかっていますよね。なので『いつやるか』さえ決めてしまえば、面倒でも取り掛かることができるのです。

 

『作業プロセスがイメージできているやるべきこと』に必要なのは、時間設定だけですからね。

だからやるべきことを『予定』にしてしまう方法が有効なんです。

 

まとめ

やるべきことをこなすためには、ToDoリストではなく、『予定』としてスケジュールに組み込むことが有効であることをお伝えしました。

また、やるべきことをこなすにはプロセスのイメージが必要だということもお分かりいただけたと思います。

 

つまり、やるべきことを確実に終わらす3つのポイントは↓

  • 明確な結果(ゴール)
  • プロセスの把握
  • 行動するタイミングを決める

 

プロセスをすっとばしていたとしたら、そりゃあ、やろうと思っても取り組めないわけですよね。

 

『ピザを食べる』ために「注文」⇒「配達を待つ」⇒「食べる」って大雑把なプロセスさえない状態では、あなたのスケジュールに書かれるのは恐らく『12時にピザを食べる(ゴール)』だけでしょう。(「注文」というプロセスを度外視したスケジュール設定)

 

プロセスは完璧に把握している必要はありません。(把握してるほど良いのは間違いないですが。)取り組む内容が初めてのことなら、不安もあると思います。

正解がわからない場合だってあるでしょう。

 

研究によると、その作業に取り組む前に、その作業プロセスを頭の中で思い描き想像してみると、その作業が取り組みやすくなるのだそうです。目を閉じて、やらねばならないことを考えてみると、脳はそれを自分は過去にすでにやったことがあるものだと認識するので、その作業がより容易になります。

引用元:心理学科学生 マーケティングコンサルタント Vik Nithy(ヴィク・ニフィー)氏

 

たとえば初めて自転車に乗ったとき、あなたは最初から「できる!」と思って練習したと思うんですよね。

なぜなら誰でもみんな自転車に乗っていて、自分もスイスイ運転している映像が頭の中でイメージできていたからです。

 

その時に「右に倒れそうになったら左に体重をかける」や「ペダルを踏む力加減はこれぐらい」というところまで、具体的にイメージできていたでしょうか?きっとそれは実際練習した中で学んだことだと思います。

 

だから脳内イメージは、大体でいいんです。身近に上手くいってる人がいるなら、その人がどうしているか想像してみてください。

大雑把にイメージして、まずは脳に「私はできる」ということを認識させてやるのです。

 

この記事で3つのポイントを理解できたあなたは、今日から優先順位通り、やるべきことに取り組めるでしょう。

関連記事:怠慢な自分を思い通りに行動させる『デメリット』の使い方

 

やるべきことを後に回しても、どうせやらないといけない事実は変わらないんです。

3つのポイントを押さえればできるんですから、先延ばし癖とはお別れして、ちゃちゃっと何でもこなしちゃいましょう。